KONSEP INFORMASI : HUBUNGAN DATA, INFORMASI, dan PENGETAHUAN

KONSEP INFORMASI : HUBUNGAN DATA, INFORMASI, dan PENGETAHUAN

Konsep informasi dibidang teknologi informasi dari masa ke masa akan mengalami perubahan-perubahan sesuai situasi dan kondisi yang memengaruhinya. Menurut Saracevic, definisi-definisi tentang informasi bukanlah klasifikasi mutlak, tetapi rangkaian perjalanan informasi (information journey) yang kerumitannya semakin bertambah (Rivalina, 2004:203).

A. PENGERTIAN DATA

Menurut Pendit  (1992), data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata. Sedangkan menurut Ralston dan Reilly ( Chamidi, 2004: 314), data didefiniskan sebagai fakta atau apa yang dikatakan sebagai hasil dari suatu observasi terhadap fenomena alam. Data bisa berupa tulisan atau gambar yang dilengkapi dengan nilai tertentu.

Contohnya : Daftar hadir siswa semester 1 Ilmu Perpustakaan dan kerasipan adalah data. Daftar tersebut masih merupakan bentuk mentah karena belum memberikan informasi apa-apa.

B. INFORMASI

Informasi adalah segala yang kita komunikasikan, seperti yang disampaikan oleh seseorang lewat bahasa lisan, surat kabar, video, dan lain lain. Ungkapan Fox (1983) yang dikutip Pendit (1992:64) mengategorikannya sebagai the ordinary notion of information, yang berarti tidak ada informasi kalau tidak ada yang membawanya. Informasi didapat melalui komunikasi seperti asap,DNA, aliran listrik, atau gambar yang dianggap sebagai pesan atau makna yang terkandung dalam sebuah pesan. Oleh karena itu, ada tiga makna dari kata informasi. Pertama adalah informasi sebagai suatu proses, yaitu merujuk pada kegiatan-kegiatan menjadi terinformasi. Makna kedua adalah informasi sebagai pengetahuan. Makna ketiga adalah informasi dianggap sebagai suatu benda atau penyajian yang nyata dari pengetahuan. Sebagai benda yang nyata, informasi dari rangkaian simbol-simbol dan dapat ditangkap oleh pancaindra manusia serta dapat saling dipertukarkan. Dalam hubungan dengan sistem informasi, informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan data yang terstruktur yang dapat kita komunikasikan lewat bahasa lisan, surat kabar, video, dan lain sebagainya. Hal tersebut dapat mempunyai dua pengertian, yang pertama informasi sebagai benda nyata dan kedua informasi sebagai sesuatu yang abstrak. Berdasarkan pendapat Teskey (Pendit, 1992), informasi adalah kumpulan data yang terstruktur yang disampaikan seseorang kepada orang lain. Sedangkan menurut Gordon B. Davis (1999: 28) informasi dari sudut pandang sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dalam Oxford English Dictionary, informasi adalah sesuatu yang dapat diberitahukan atau dijelaskan (that of which is apprised or tolf), keterangan (intelligence), dan berita (news) (Zorkoczy, 1998:9). Dan menurut Arifin (1997), berita adalah informasi yang menarik,pernting, dan belum pernah didengar .

Dalam Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, yang dimaksud informasi adalah keterangan, pernyataan,gagasan,serta tanda-tanda yang mengandung nilai,makna,dan pesan, baik data,fakta,maupun penjelasannya yang dapat dilihat,didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi serta komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. Terkait dengan mutu informasi, Buckland (Rivalina, 2004: 203) menjabarkan informasi menjadi: a) information as a process ( berperan menyampaikan), b) information as a knowledge ( sesuatu yang dirasakan  dalam pengetahuan yang dikomunikasikan), dan c) information as a thing ( informasi adalah objek, seperti data dan dokumen yang dapat memberikan informasi (Rivalina,2004:203). Informasi harus cukup up-to-date, lengkap, dan tepat sehingga pihak yang menerima dapat memilih perincian spesifik yang sesuai dengan kebutuhannya. Informasi harus bermakna jelas, yakni dapat dimengerti oleh si penerima ( Zorkoczy, 1998:12-13).

·        Nilai Informasi

Informasi dalam konteks sistem informasi akan menjadi bernilai, semakin formal, dan ideal apabila didasarkan pada sepuluh sifat menurut Burch dan starter (Davis, 1998:58-59), yakni :

1. Accessibility  

·         menunjukkan mudah dan cepat untuk memperoleh nilai informasi

2. Comprehensiveness

·         menunjukkan lengkapnya isi informasi

3. Accuracy

·         tingkat ketelitian dalam pengeluaran informasi

4. Appropriateness

·         informasi yang dihasilkan berhubungan dengan permintaan para pemakai

5. Timeliness

·         ketepatan informasi saat memperoleh informasi

6. Clarify

·         kejelasan dalam memahami sebuah informasi

7. Flexibility

·         keluwesan dalam informasi yang dihasilkan

8. Verifiability

·         informan yang dapat menyimpulkan informasi yang sama dengan informan lain

9. Freedom from bias

·         tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi  guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya

10. Quantifiable

·         hakikat informasi yang dihasilkan pada sistem informasi formal ( Davis, 1999:58-59)

C. JENIS-JENIS INFORMASI

Menurut Soetaminah (1991), jenis informasi terdiri dari sepuluh hal, yaitu :

1.      Informasi untuk kegiatan politik

2.      Informasi untuk kegiatan pemerintahan

3.      Informasi untuk kegiatan sosial

4.      Informasi untuk dunia usaha

5.      Informasi untuk kegiatan militer

6.      Informasi untuk penelitian

7.      Informasi untuk pengajar

8.      Informasi untuk tenaga lapangan

9.      Informasi untuk individu

10.  Informasi untuk pelajar atau mahasiswa

Pembagian jenis informasi lain yang terkait dengan dokumentasi, seperti yang disebutkan pramanto (2004) dalam Wulandari, dkk ( 2007), yaitu informasi yang terekam dan informasi yang tak terekam. Informasi terekam adalah informasi yang dapat direkam melalui berbagai alat atau media, sedangkan informasi tak terekam merupakan informasi yang belum atau tidak dapat direkam karena situasi dan kondisi serta nilai kepentingan yang dikandung informasi itu.

D. KARAKTERISTIK INFORMASI

Karakteristik informasi seperti yang ditulis oleh Wulandari (2007) sebagai berikut :

1.      Luas informasi yakni seberapa luas ruang lingkup informasi tersebut.

2.      Kepadatan informasi yakni seberapa berisinya infromasi yang diterima.

3.      Frekuensi informasi yakni keseringan informasi atau tingkat rutinitas informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing tingkatan manajemen.

4.      Waktu informasi yakni informasi tentang kondisi atau situasi yang telah dilalui dan akan dihadapi oleh organisasi tersebut dimasa depan.

5.      Sumber informasi yang berarti sumber dari mana informasi tersedia didapat, yaitu sumber internal dan sumber eksternal.

E. PENGETAHUAN

                Pengetahuan adalah sesuatu yang digunakan manusia untuk memahami dunia, yang dapat diubah-ubah berdasarkan informasi yang diterima.

Menurut Teskey ( Pendit, 1992:80-81), perbedaan konsep data, informasi, dan pengetahuan sebagai berikut : Data yakni hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian. Informasi adalah kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan hubungan-hubungan entitas di atas. Serta pengetahuan adalah model yang digunakan manusia untuk memahami dunia dan dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.

Adanya hubungan antara informasi, data, dan pengetahuan dijelaskan oleh Sulistyo-Basuki (2011) yaitu, informasi dimulai dengan sebuah peristiwa. Peristiwa tersebut dipresentasikan dalam bentuk simbol yang berbentuk gambar,teks, angka sehingga menjadi data. Data tersebut diterima oleh pancaindra manusia dan berubah menjadi informasi. Jika informasi ditransfer ke manusia lain, hal tersebut berubah menjadi pengetahuan. Manusia yang memperoleh pengetahuan akan menjadi lebih bijak (wise) dari sebelumnya.

                                                                                                                    

LATAR BELAKANG ILMU INFORMASI dan RUANG LINGKUP ILMU INFORMASI

Perkembangan pendekatan ilmiah terhadap kajian tentang sistem informasi, menurut Vickery & Vickery (1987) telah dimulai pada tahun 1948. Kemudian sejak 1966, kemajuan ilmu informasi ditunjukkan dengan adanya survei oleh majalah Annual Review on Information Science and Technology. Pada tahun 1970, Tefko Saracevic telah mengembangkan suatu penelitian tentang ilmu informasi. Bagian pertama dari buku tersebut ditujukan pada fenomena dasar dari hakikat informasi, perilaku pengetahuan, literature dan pemakai, serta konsep relevansi. Bagian kedua dari sitem informasi difokuskan pada fungsi-fungsi informasi. Bagian ketiga dikhusukan pada evaluasi sistem temu kembali informasi. Hal ini sejalan dengan kejadian perubahan organisasi ASIS pada tahun 1971. Menurut anggaran dasar ASIS, ilmu informasi adalah kajian mengenai pencetus, pemakai, penggunaan, karakterisitik, dan distribusi rekaman grafis. Hak ini merupakan perubahan dari pengertian dokumentasi seusai perang dunia II ( Sulistyo-Basuki, 1991). Pada tahun 1976, Institut Ahli Informasi (Instittute of Information Scientiest) di London mengembangkan satu set kriteria ilmu informasi sebagai suatu bimbingan topik yang sangat berguna bagi pedoman khusus. Versi terakhir dari kriteria ilmu informasi akan digambarkan sebagai berikut .

A. RUANG LINGKUP ILMU INFORMASI

Ilmu informasi menurut Vickery dan Vickery (1987) dapat dikelompokkan menjadi dua bagian.

1. Bagian utama atau topik inti terdiri atas hal berikut ini.

A. Pengetahuan dan komunikasi pengetahuan tersebut

Karakterisitik pengetahuan dan komunikasi pengetahuan tersebut adalah alur komunikasi pengetahuan dari si pengarang, ditransfer, kemudian digunakan oleh seseorang. Pengetahuan dimulai dari pengetahuan tersebut diciptakan dengan jalan berpikir dan bekerja hingga dikumpulkan menjadi dokuemn. Dokumen dikirim ke perpustakaan atau melalui penerbit. Setelah itu dokumen ditemu balik oleh pencari informasi. Informasi tersebut digunakan dengan cara mendengarkan, membaca atau diberi arahan atau rujukan.

B. Sumber-sumber informasi

Sumber informasi dapat dikelompokkan menjadi dua golongan besar, yaitu dokumen dan nondokumen.

Sumber dokumen menurut Soeatminah, dapat dibagi tiga yakni:

        i.            Sumber primer

Ø  Didapatkan dari karangan asli yang ditulis secara lengkap dan terdiri atas monograph, artikel majalah, laporan langsung atau reportase, hasil penelitian, serta skripsi;tesis; atau disertasi.

      ii.            Sumber sekunder

Ø  Hasil ringkasan sumber primer dan merupakan alat bantu untuk menemukan sumber primer

    iii.            Sumber tersier R

Ø  Ringkasan dari sumber sekunder.

Sumber nondokumen adalah manusia yang bisa terdiri atas pengarang, dosen/pengajar, dan teman seprofesi.

C. Pengelolaan informasi

Organisasi informasi yang dimaksud adalah bagaimana mengolah informasi mulai dari informasi tersebut disiapkan, diiventaris, dikatalog, diklasifikasikan, sampai dilayankan.

D. Temu kembali informasi

Temu kembali informasi yaitu proses penemuan kembali informasi dalam sistem informasi atau pangkalan data ( Suwanto, 2009: 1-3). Dalam penelusuran informasi, terdapat dua cara yaitu manual dan secara elektronis.

1. Penelusuran secara manual

§  Menggunakan cara-cara manual, tanpa menggunakan computer

2. Penelusuran secara elektronis

§  Penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pemakai dalam suatu pangkalan data dengan menggunakan sarana elektronis.

Menurut Belkin (1985) seperti dikutip Suwanto (2000:383), ada lima fokus perhatian pada kajian temu kembali informasi, yakni:

1)      Perpindahan informasi dalam sistem informasi

2)      Pemikiran tentang informasi yang diinginkan

3)      Keefektivitas sistem dan perpindahan informasi

4)      Hubungan antara informasi dan penciptanya

5)      Hubungan antara informasi dan pemakai

E. Penyebaran infromasi

Penyebaran informasi terpilih adalah suatu prosedur untuk memberikan acuan dari dokumen-dokumen yang dibutuhkan pemakai yang berhubungan dengan bidang atau subjek yang diminati dalam waktu tertentu.

F. Manajemen informasi

Menurut Wikipedia, manajemen adalah kumpulan dan pengelolaan informasi dari satu atau beberapa sumber dan pendistribusiannya kepada satu atau beberapa pemakai. Jadi, manajemen informasi adalah pengumpulan dan pengelolaan informasi dari berbagai sumber kepada pemakai.

Menurut James Robertson, manajemen informasi adalah penerapan teknologi baru untuk mengatasi masalah-masalah seperti isi sitem informasi, lembaga informasi, pengelolaan dokumen, sarana sistem informais, dan penerapan portal pada lembaga tersebut. Dapat dikatakan manajemen informasi meliputi orang, proses, teknologi, dan isi.

2. Bagian pelengkap

Yaitu a) pengelolaan data, b) metode penelitian, c) bibliometrik ( beberapa aspek dari dari matematik dan statistik ), d) linguistik , e) pengetahuan bahasa asing, dan f) teknologi informasi.

B. PENGEMBANGAN MANAJEMEN INFORMASI

Manajemen Informasi adalah suatu payung yang mencakup semua sistem dan proses dalam suatu organisasi untuk mengkreasikan dan menggunakan informasi dalam organisasi tersebut. Dalam istilah teknologi, manajemen informasi meliputi sitem-sistem berikut.

1.      Content Management System (CMS)

2.      Enterprise Content Management System (ECMS)

3.      Document Management System (DMS)

4.      Records Management System ( RMS)

5.      Digital Asset Management (DAM)

6.      Brand Management System (BMN)

7.      Library Management System (LMS)

8.      Digital Imaging System

9.      Learning Management System (LMS)

10.  Learning Content Management System (LCMS)

11.  Geographic Information System (GIS)